Jak zbudować zespół kawiarni od zera? Rekrutacja, szkolenia i to, czego naprawdę warto szukać w kandydatach

Kiedy rozmawiamy z przyszłymi franczyzobiorcami the White Bear Coffee, jednym z pierwszych pytań, które pada, jest to o pracowników. Skąd ich pozyskać? Czego szukać w CV? Czy muszą mieć doświadczenie w gastronomii? Odpowiedź na ostatnie pytanie jest zaskakująca dla większości przedsiębiorców. Około 85% naszych partnerów zatrudnia na start osoby, które nigdy wcześniej nie pracowały w kawiarni. I to nie jest przypadek ani konieczność wynikająca z rynku pracy. To świadoma strategia oparta na wieloletniej obserwacji tego, co naprawdę decyduje o jakości obsługi.

Rekrutacja jako fundament

W gastronomii pokutuje pewien skrót myślowy: rekrutacja to sprawa pilna i techniczna. Grafik trzeba uzupełnić, godziny obsadzić, lokal otworzyć na czas. W tej logice rozmowa kwalifikacyjna staje się raczej formalnością niż prawdziwą selekcją. Efekt jest przewidywalny — do pracy trafiają osoby wybrane ze zbyt małej grupy, zbyt szybko i bez wystarczającej uwagi poświęconej temu, kto tak naprawdę stanie za barem i będzie reprezentował markę każdego dnia.

Tymczasem rekrutacja to moment, w którym wyłącznie od Ciebie zależy, z kim zbudujesz swój biznes. Każda pochopna decyzja kadrowa kosztuje. Nie tylko czas przeznaczony na ponowne ogłoszenie i kolejne rozmowy, ale przede wszystkim jakość lokalu w tym newralgicznym okresie pierwszych tygodni, gdy klient wyrabia sobie pierwsze zdanie o miejscu.

Dlatego jeśli potrzebujesz jednej osoby do zespołu, zaproś na rozmowę trzy. Dopiero w bezpośrednim porównaniu, a często dopiero w trakcie praktycznej pracy, zobaczysz, kto naprawdę pasuje do Twojego miejsca i do Twojego stylu zarządzania.

Czego szukasz — i czego szukać nie powinieneś?

Parzenia kawy można nauczyć każdego. Parametry ekstrakcji, temperatura wody, technika spieniania mleka, latte art — to wiedza, którą przekazuje się podczas szkolenia. Nasi trenerzy w białostockiej palarni robią to systematycznie i skutecznie. Nie da się natomiast nauczyć kogoś autentycznej otwartości na drugiego człowieka. Albo ktoś ją ma, albo nie — i goście to czują przy każdej wizycie.

Dlatego podczas rozmowy kwalifikacyjnej warto odłożyć na bok pytania o dotychczasowe stanowiska i skupić się na tym, co znacznie trudniej wyczytać z CV. Czy ta osoba słucha, zanim odpowie? Czy patrzy w oczy? Czy jej zainteresowanie pracą w kawiarni jest autentyczne? A może odczuwasz, że Twój lokal to dla niej tylko jedna z wielu aplikacji wysłanych tego dnia? Jak reaguje na pytanie, którego się nie spodziewała?

Istnieją też sygnały, których nie warto bagatelizować. Spóźnienie na rozmowę kwalifikacyjną — w momencie, gdy kandydat chce zrobić jak najlepsze wrażenie — mówi więcej niż deklaracje o punktualności. Podobnie nieprzygotowanie: osoba, która nie wie nic o kawiarni, do której aplikuje, raczej nie potraktuje tej pracy jako czegoś, na czym jej zależy. Opowieści o poprzednich pracodawcach wyłącznie w negatywnym świetle to kolejny sygnał wart uwagi. Perspektywa na środowisko pracy rzadko zmienia się radykalnie wraz ze zmianą miejsca zatrudnienia.

Rozmowa, która pokazuje prawdę

Zamiast formalnego spotkania przy biurku, rozważ inny format: kawę w kawiarni, swobodną rozmowę, atmosferę bardziej zbliżoną do poznania niż przesłuchania. Pytaj o to, co dla danej osoby jest ważne w pracy. O plany. O to, co lubi w kontakcie z ludźmi. Obserwuj, jak słucha, jak reaguje na nieoczekiwany wątek. Takie spotkanie powie Ci o kandydacie znacznie więcej niż lista poprzednich pracodawców.

Warto też pamiętać, że kandydat ocenia Ciebie z równą uwagą, z jaką Ty oceniasz jego. Chaotyczna, nieprzygotowana rozmowa to sygnał, że lokal prawdopodobnie funkcjonuje podobnie. Najlepsi kandydaci, ci z energią i autentycznym zaangażowaniem, mają zazwyczaj wybór. Rekrutacja jest więc dwukierunkowa.

Kiedy zacząć i ile osób zatrudnić?

Minimum cztery do sześciu tygodni przed planowanym otwarciem. To dolna granica, która uwzględnia czas potrzebny na znalezienie właściwych osób, ich ewentualne okresy wypowiedzenia w obecnych miejscach pracy oraz tygodniowe szkolenie baristyczne, bez którego żaden pracownik nie powinien stanąć samodzielnie za barem.

Na start potrzebujesz minimum trzech do czterech osób poza sobą. Taka liczba pozwala zapewnić sprawną rotację zmian i daje bufor bezpieczeństwa na choroby, urlopy i inne nieuchronne zdarzenia. Kawiarnia, która funkcjonuje bez tej rezerwy, jest stale narażona na sytuację, gdy nieobecność jednej osoby generuje poważny problem operacyjny.

System szkoleniowy — od zielonego ziarna do pewności za barem

Gdy masz już swój zespół, zaczyna się etap, który the White Bear Coffee traktuje jako jeden z filarów całego modelu. Szkolenie baristyczne to tydzień intensywnej pracy w naszej palarni w Białymstoku — zanurzenie w świat specialty coffee od podstaw. Teoria odmian i metod przetwarzania ziarna, praktyka przy ekspresie kolbowym, praca z metodami przelewowymi, degustacje rozwijające wrażliwość smakową.

Cel tego tygodnia nie jest jednak wyłącznie techniczny. Chodzi o to, żebyś Ty jako właściciel — i każdy z Twoich pracowników — zrozumiał produkt na poziomie, który pozwala z nim rozmawiać. Żebyś wiedział, jak ocenić jakość espresso, rozróżnił prawidłowo spienione mleko od nieprawidłowego, potrafił opowiedzieć gościowi, skąd pochodzi kawa, którą właśnie pije. Ta wiedza buduje zaufanie — i to zaufanie przekłada się na wyższy średni rachunek.

Drugi tydzień szkolenia odbywa się bezpośrednio w nowo otwartym lokalu. Zespół uczy się obsługi systemu POS, standardów obsługi gości, procedur otwarcia i zamknięcia kawiarni, zarządzania barem podczas szczytu. Trenerzy, którzy prowadzą to szkolenie, to praktycy z wieloletnim doświadczeniem, którzy znają każdą sytuację stresową i potrafią przygotować zespół nie tylko na to, co zaplanowane, ale i na to, co niespodziewane.

Budowanie zespołu nie kończy się na podpisaniu umowy 

Cykl szkoleniowy to jednak nie koniec wsparcia. Po otwarciu kawiarni nasi trenerzy pozostają w kontakcie z Tobą i Twoim zespołem. Odpowiadają na pytania, pomagają rozwiązywać bieżące wyzwania i reagują wtedy, gdy rzeczywiście jest to potrzebne. To model, który sprawdza się od lat i który nasi partnerzy wymieniają jako jeden z kluczowych elementów całej współpracy.

Bo dobry zespół to nie efekt jednej trafnej decyzji rekrutacyjnej. To wynik przemyślanego procesu — od pierwszej rozmowy z kandydatem, przez szkolenie, aż po codzienną kulturę miejsca pracy, którą budujesz każdego dnia. Zainwestuj w ten proces tyle uwagi, ile wymaga, a zwróci się wielokrotnie. W każdej filiżance, którą Twoi bariści podadzą z prawdziwą uważnością.

Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak wygląda system szkoleniowy the White Bear Coffee i jak wspieramy naszych partnerów w budowaniu zespołu? Posłuchaj podcastu „Franczyzowe Rozmowy” na YouTube lub napisz do nas bezpośrednio — chętnie opowiemy o konkretach.