Analiza danych w gastronomii — klucz do skutecznego zarządzania biznesem [PODCAST]

W dobie rosnącej konkurencji na rynku gastronomicznym prowadzenie biznesu „na oko” przestaje być skuteczną strategią. Współczesna gastronomia wymaga podejścia opartego na konkretnych danych i wskaźnikach, które pozwalają podejmować trafne decyzje biznesowe. Doświadczenia sieci the White Bear Coffee pokazują, jak właściwa analiza danych może przyczynić się do rozwoju biznesu i zwiększenia jego rentowności.

Ten artykuł powstał na podstawie odcinka podcastu „Franczyzowe Rozmowy”, w którym udział wzięli właściciele sieci The White Bear Coffee.

Średni rachunek jako fundament analizy biznesowej

Jednym z najważniejszych parametrów, na które powinien zwracać uwagę każdy właściciel lokalu gastronomicznego, jest średni rachunek. Jak podkreśla Łukasz Kaliciński, współwłaściciel sieci the White Bear Coffee — „kawiarnia zlokalizowana w centrum miasta, która bazuje wyłącznie na sprzedaży pojedynczych produktów, najprawdopodobniej nie będzie w stanie się utrzymać”. Współczesny rynek wymaga bardziej zaawansowanego podejścia do sprzedaży.

Comiesięczna analiza średniego rachunku pozwala nie tylko ocenić ogólną efektywność sprzedaży, ale także dostarcza cennych informacji o pracy personelu. Dzięki tej analizie można szybko zidentyfikować, którzy pracownicy osiągają najlepsze wyniki, a którzy mogą potrzebować dodatkowego wsparcia lub szkoleń. Co ciekawe, jak zauważają właściciele sieci, czasami nawet bardzo doświadczeni pracownicy, konfrontując się z danymi, są zaskoczeni rzeczywistymi wynikami swojej pracy.

Zarządzanie menu w oparciu o twarde dane

Proces tworzenia menu w nowoczesnej gastronomii znacznie wykracza poza śledzenie trendów i poleganiu na intuicji. Współczesne zarządzanie ofertą gastronomiczną wymaga dokładnej analizy sprzedaży poszczególnych produktów. Właściciele the White Bear Coffee przekonali się, że nawet produkty, które wydają się być potencjalnymi hitami sprzedażowymi — doskonałe w smaku i atrakcyjne wizualnie — mogą nie sprawdzić się na rynku.

PRZECZYTAJ TAKŻE: Sprzedaż wielokanałowa w kawiarni franczyzowej. 

Kluczowym elementem w zarządzaniu menu jest food cost, czyli wskaźnik kosztów żywności. W the White Bear Coffee proces tworzenia nowych produktów rozpoczyna się właśnie od określenia docelowego food costu, a dopiero później następuje dobór składników i technik przygotowania. To podejście pozwala zachować odpowiednią rentowność przy jednoczesnym utrzymaniu wysokiej jakości produktów.

Efektywne zarządzanie magazynem i kontrola strat

Zarządzanie magazynem to jeden z najbardziej niedocenianych aspektów prowadzenia lokalu gastronomicznego. Nadmierne stany magazynowe mogą znacząco wpływać na płynność finansową firmy, co szczególnie mocno podkreślają eksperci z the White Bear Coffee. Jak zauważają — „towar zalegający w magazynie to nic innego jak zamrożony kapitał, który mógłby być wykorzystany w bardziej produktywny sposób”.

Szczególnie istotną kwestią w zarządzaniu magazynem jest kontrola strat. Choć straty w gastronomii są nieuniknione, kluczowa jest ich właściwa ewidencja i analiza. Największym błędem nie jest samo występowanie strat, ale brak ich monitorowania i analizy przyczyn. W the White Bear Coffee przekonano się, że niektóre straty są uzasadnione ekonomicznie — na przykład w przypadku produktów ekspozycyjnych, które przyciągają klientów i zwiększają ogólną sprzedaż.

Znaczenie regularnych inwentaryzacji w prowadzeniu biznesu

Remanent, choć często postrzegany jako uciążliwy obowiązek, stanowi fundament skutecznego zarządzania lokalem gastronomicznym. Jak podkreślają właściciele franczyzy — „bez regularnych inwentaryzacji biznes gastronomiczny jest skazany na porażkę”. Regularne przeprowadzanie remanentu pozwala nie tylko kontrolować stany magazynowe, ale także optymalizować zamówienia i minimalizować straty.

PRZECZYTAJ TAKŻE: Jakość we franczyzie. Jak sprzedawać specialty coffee 

Szczególnie istotne jest wpojenie personelowi znaczenia regularnych inwentaryzacji. W sieci remanent traktowany jest jako integralny element codziennej pracy, a nie dodatkowe obciążenie. Takie podejście pozwala na bieżąco monitorować sytuację w magazynie i szybko reagować na wszelkie nieprawidłowości.

Analiza efektywności promocji

W przypadku sieci gastronomicznych szczególnie istotna jest analiza efektywności prowadzonych promocji. The White Bear Coffee wypracowało systematyczne podejście do oceny działań promocyjnych, które wykracza poza proste mierzenie wzrostu sprzedaży. Każda promocja jest szczegółowo analizowana pod kątem jej wpływu na całościową rentowność biznesu.

Właściciele podkreślają, że kluczowa jest cierpliwość w ocenie efektów promocji. „Skakanie z kwiatka na kwiatek: może prowadzić do dezorientacji klientów i braku możliwości rzetelnej oceny skuteczności poszczególnych działań. Dlatego w the White Bear Coffee każda promocja jest testowana przez minimum miesiąc lub dwa, co pozwala zebrać reprezentatywne dane.

Wykorzystanie nowoczesnych technologii w zbieraniu danych

Aplikacja mobilna the White Bear Coffee to nie tylko narzędzie ułatwiające klientom składanie zamówień, ale przede wszystkim potężne źródło danych o zachowaniach konsumenckich. Analiza danych z aplikacji pozwala lepiej rozumieć preferencje klientów, optymalizować ofertę i personalizować promocje. Jest to szczególnie cenne w kontekście budowania długotrwałych relacji z klientami i zwiększania ich lojalności wobec marki.

Znaczenie feedbacku

Właściciele franczyzy podkreślają, że goście ich kawiarni są nieocenionym źródłem wiedzy o biznesie. Systematyczne zbieranie opinii — czy to poprzez tradycyjne ankiety papierowe, czy przez kanały cyfrowe — pozwala nie tylko identyfikować obszary wymagające poprawy, ale także przewidywać trendy i oczekiwania rynku.

Szczególnie cenne są sytuacje, gdy podobne sugestie pojawiają się w wielu ankietach — jest to wyraźny sygnał, że dana potrzeba jest rzeczywista i warto się nią zająć. Jednocześnie właściciele przestrzegają przed zbyt pochopnym reagowaniem na pojedyncze opinie, podkreślając znaczenie analizy większej liczby danych przed podjęciem strategicznych decyzji.

Liczby nie kłamią

Prowadzenie biznesu gastronomicznego w oparciu o dokładną analizę danych nie jest już opcją, ale koniecznością. Jak podsumowują eksperci z the White Bear Coffee — „liczby nie kłamią”. Systematyczne zbieranie i analiza danych, połączone z umiejętnym wyciąganiem wniosków, stanowią fundament sukcesu w branży gastronomicznej.

W świecie, gdzie konkurencja jest coraz większa, a marże coraz mniejsze, tylko precyzyjna analiza biznesowa może zapewnić stabilny rozwój i rentowność. Doświadczenia franczyzy pokazują, że sukces w gastronomii to nie kwestia szczęścia czy intuicji, ale rezultat systematycznej pracy z danymi i umiejętności przekuwania ich na konkretne działania biznesowe.